Threesome

การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) (ตอนที่ 4)

 สวัสดีค่ะ  ท่านผู้อ่านคราวที่แล้วเราคุยกันเรื่อง  “4 ทางเลือกในการพัฒนาระบบ HRIS” คือ การใช้ Outsource ที่เป็นบริษัทที่ปรึกษาซึ่งมีความชำนาญในการพัฒนาระบบ HRIS , การแต่งตั้ง คณะทำงานซึ่งประกอบด้วยฝ่าย IT และฝ่าย HR, การซื้อซอฟท์แวร์สำเร็จรูป และการดำเนินการของ ฝ่าย HR เอง และเราก็นัดกันว่าคราวนี้เราจะคุยกันเรื่อง “รูปแบบการนำเสนอสารสนเทศที่ได้จาก HRIS”  เมื่อกล่าวถึงการนำเสนอสารสนเทศที่ได้จาก HRIS แล้ว  โดยทั่วไปจะนำเสนอในรูปของ การแสดงผลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ (Computer  Screens)  หรือ ในรูปของรายงาน  (Reports)  ยิ่งถ้า HR สามารถ Export รายงานให้อยู่ในรูป Excel files ได้  HR หลายท่านจะพอใจและสนุก กับการวิเคราะห์สารสนเทศที่ได้มาก  แต่บางทีก็เสียเวลาค่อนข้างมากเช่นกัน  เช่น ถ้าท่านต้องการ วิเคราะห์เกี่ยวกับรายได้ของพนักงานในกลุ่มงานต่างๆ  และองค์การของท่านมีนโยบายที่จะให้ พนักงานได้รับรายได้ในหลายรูปแบบ  ท่านอาจต้อง  Print รายงานมาดูหลายๆ รายงาน  หรือ ต้อง Export รายงานให้อยู่ในรูปของ Excel หลายๆ ไฟล์แล้วค่อยนำมารวมกันในรูปแบบที่ท่านต้องการ นอกจากว่าระบบที่ท่านใช้อยู่จะเปิดโอกาสให้ท่านสร้างรายงานได้ตามความต้องการ

การแสดงผลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์  (Computer  Screens)

            การแสดงผลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์จะมีรูปแบบที่สวยงามและใช้สะดวกเพียงใดก็ขึ้นอยู่กับ การออกแบบของแต่ละโปรแกรมค่ะ

รายงาน  (Reports)

            รายงานถือว่าเป็นผลลัพธ์พื้นฐานที่ได้จากระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์  รายงานส่วนใหญ่ของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์จะมี 2 รูปแบบ  คือ

  1. รายงานตามกำหนดเวลา  จะเป็นรายงานที่ทำขึ้นตามเวลาที่ได้กำหนดไว้  อาจเป็น รายงานประจำวัน  (Daily Report) , รายงานประจำสัปดาห์  (Weekly Report) , รายงานประจำเดือน (Monthly Report) , รายงานประจำไตรมาส (Quarterly Report) หรือ รายงานประจำปี (Yearly Report)  เช่น รายงานการมาทำงานของ พนักงานในฝ่ายผลิตที่ฝ่าย HR ต้องส่งให้ผู้บริหารฝ่ายผลิตช่วงเช้าของทุกวันทำงาน,  รายงานชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาของพนักงานประจำสัปดาห์/เดือน , รายงานค่า คอมมิชชั่นของทีมงานขายประจำเดือน  เป็นต้น
  2. รายงานตามความต้องการ  เป็นรายงานที่ฝ่ายบริหารต้องการดูเป็นกรณีพิเศษ  เช่น รายงาน Competency ของพนักงานฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดเพื่อประกอบการ พิจารณาปรับโครงสร้างฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด , รายงานค่าจ้าง/เงินเดือนของ พนักงานบางหน่วยงานที่ต้องการจะยุบรวมหน่วยงาน  เป็นต้น

นอกจากนี้รายงานอาจถูกจัดทำในลักษณะต่างๆ กัน เข่น รายงานที่เป็นข้อความ (Text), ตัวเลข (Numeric), ตาราง (Table), กราฟ (Graph) ซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและวัตถุประสงค์ ของการนำเสนอ

เพื่อให้ท่านผู้อ่านเห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ดิฉันขอใช้โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ที่มีในตลาดเป็นตัวแทนในการนำเสนอสารสนเทศที่ได้จาก HRIS คือ

  1. ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล Wealth HRM
  2. ระบบบริหารงานบุคคล myHR

 

ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล Wealth HRM  เป็นระบบของ พิชญโซลูชั่น (Pichaya  Solution) ประกอบด้วยระบบหลัก 7 ระบบ คือ

  1. ระบบโครงสร้างองค์กร  (Organization  Chart  System)
  2. ระบบพนักงาน  (Personnel  System)
  3. ระบบการลงเวลาทำงาน  (Time  Attendance  System)
  4. ระบบสวัสดิการ  (Welfare  System)
  5. ระบบเงินเดือน  (Payroll  System)
  6. ระบบฝึกอบรม  (Training  System)
  7. ระบบรักษาความปลอดภัย  (Security  System)

 

 

 

                                ตัวอย่าง  Computer  Screen  จากระบบพนักงาน

 

 

                               

ตัวอย่าง  Computer  Screen  จากระบบสวัสดิการ

 

 

ตัวอย่าง  Computer  Screen  จากระบบเงืนเดือน

 

สิ่งที่ท่านผู้อ่านจะได้จากระบบ HRM นี้  เช่น

  • สามารถเรียกดูรายงานทางจอภาพ เพื่อตรวจสอบก่อนที่จะสั่งพิมพ์รายงานออกทางเครื่อง พิมพ์
  • สามารถพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์เลเซอร์,  Dot  Matrix ได้
  • สามารถ Export รายงานต่างๆ ในรูปแบบไฟล์ต่างๆ เช่น  Text  File , Excel  File ฯลฯ
  •  สามารถย่อ,  ขยาย,  ซ่อน,  ล็อค,  Row หรือ Column  ในการดูรายงานทางจอภาพได้  เพื่อความสะดวกในการดูรายงานที่มีรายละเอียดค่อนข้างมากได้ทางจอภาพในหน้าจอเดียว
  • สามารถออกแบบฟอร์มต่างๆ ได้เอง  เช่น  Slip เงินเดือน,  สัญญาจ้างงาน  และสามารถใส่ Logo  ของบริษัทเข้าไปในเอกสารได้ด้วย

 

หากท่านผู้อ่านต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม  ท่านผู้อ่านสามารถดูได้จาก www.pichayasolution.com

 

ระบบบริหารงานบุคคล myHR  เป็น Web base Application ของบริษัทคอมพิวเตอร์ ซายน์ จำกัด  

ประกอบด้วย 10 Modules ดังนี้ค่ะ

  1. Company  Information  System
  2. Personnel  Information  System
  3. Time  Attendance  System
  4. Payroll  System
  5. Appraisal  System  Module การประเมินผลการปฏิบัติงานนี้ใช้ได้กับเรื่อง KPI, Competency และ BSC ด้วยค่ะ
  6. Training  System
  7. Welfare & Benefit  System
  8. Recruitment  System  Module การสรรหาพนักงานนี้จะสามารถบันทึก Application Form ผ่านบน Internet และเมื่อรับผู้สมัครท่านนั้นเป็นพนักงาน ระบบจะโอนข้อมูลเข้ามายังระบบจ่ายเงินเดือนเลย
  9. Executive  Information  System 
  10. Work  Flow  System

 

 สิ่งที่ท่านผู้อ่านจะได้จากระบบ myHR  นี้  เช่น

  • การให้พนักงานดูข้อมูลตนเองได้  ในลักษณะของ Employee  Self  Service  พนักงาน สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของตนเอง , บันทึกเอกสารการลา  หรือเอกสารขอทำงาน ล่วงเวลา ฯลฯ
  • ตัดงานเอกสารออกเพราะไม่ต้องเขียนเอกสาร, ไม่ต้อง Print Report, ไม่ต้องแจก Slip  เงินเดือน  ฯลฯ
  • เปลี่ยนวิธีการทำงานของ HR  จากการที่ต้องรับ – แจกเอกสาร  มาเป็นการตรวจสอบหน้าจอ แทน  ถึงตรงนี้ HR หลายท่านอาจรู้สึกไม่สบายใจ  กังวลว่า “แล้วเราจะตกงานมั๊ยเนี่ย”  หรือ ท่านที่เป็น Top Management อาจ “เอ๊ะ บริษัทต้องเลิกจ้าง HR มั๊ย” ถ้าท่านผู้อ่านยังจำที่ เราได้เคยคุยกันในช่วงต้นปีได้  ท่านผู้อ่านจะสบายใจขึ้นมากเลยนะคะ  เพราะ HR  มีงาน ด้านการบริหารจัดการบุคลากรอีกหลายอย่างที่ยังไม่สามารถดำเนินการได้ เพราะ HR ถูก ตรึงไว้ด้วยงานเอกสารค่ะ
  • ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ตัวนี้มีจอแบบ Touch screen ไว้ให้พนักงานใช้นิ้วแตะที่รูปภาพ ที่ต้องการ  กรณีที่พนักงานไม่ถนัดการใช้คอมพิวเตอร์

 

หากท่านผู้อ่านต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม  ท่านผู้อ่านสามารถดูได้จาก www.csc.co.th

           

            ท่านผู้อ่านคงเห็นด้วยกับดิฉันนะคะว่า   ซอฟท์แวร์ Wealth HRM และ myHR เป็นตัวอย่าง ซอฟท์แวร์ที่เหมาะกับองค์การที่มีลักษณะต่างกัน  เราคงไม่สามารถระบุได้ว่าซอฟท์แวร์ไหนดีกว่ากัน  เพราะสิ่งที่สำคัญ คือ  เราควรหาซอฟท์แวร์ที่เหมาะสมและสนับสนุนการทำงานขององค์การได้ดีที่สุด  และไม่ว่าท่านผู้อ่านจะเลือกซอฟท์แวร์ไหน  หรือ เลือกที่จะพัฒนาระบบ HRIS เอง  สิ่งที่ขาดไม่ได้คือ การออกแบบรายงานที่ท่านต้องการใช้ในปัจจุบันและอาจต้องการใช้ในอนาคตค่ะ  หากผู้เกี่ยวข้องกับ การพัฒนา HRIS ออกแบบรายงานต่างๆ ที่สามารถรองรับความต้องการในอนาคตได้พร้อมเพียงใด  ผู้ใช้ระบบก็จะได้ประโยชน์จากระบบ HRIS มากเพียงนั้น  นอกจากนี้ยังประหยัดค่าใช้จ่ายอีกด้วย  เพราะการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นในภายหลัง หมายถึงต้นทุนที่เพิ่มขึ้นเสมอค่ะ  คราวหน้า เราจะคุยกันเรื่องการออกแบบรายงานและประเภทของรายงานที่ HR ต้องจัดทำนะคะ

โดย ทิพวัลย์  ติรณะประกิจ