Threesome

การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (HRIS) (ตอนที่ 5)

 

           ความหมายของรายงาน

           รายงาน หมายถึง สารสนเทศที่ได้จากระบบ  หรืออาจกล่าวอีกอย่างได้ว่า  รายงาน คือ Output ที่ได้จากระบบ  และรายงานนี้จะถูกนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ เมื่อเราคุยกัน เรื่องระบบ HRIS  เราจะมาดูเฉพาะรายงานที่ได้จากระบบ HRIS เท่านั้นนะคะ

 

           ประเภทของรายงานตามการใช้งาน

            รายงานที่ใช้กันอยู่ทั่วไป  จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ คือ

  1. รายงานที่แสดงรายละเอียด  (Detailed  reports)  เช่น รายงานที่แสดงข้อมูลประวัติ การทำงานของพนักงานในฝ่ายผลิต  รายงานการเข้าพบลูกค้า  รายงานข้อร้องเรียนกของลูกค้า  แยกตามช่องทางการรับข้อร้องเรียน  ฯลฯ
  2. รายงานสรุป  (Summary  reports)  นิยมแสดงในรูปของกราฟ  เช่น รายงานผลการ ทดสอบความรู้ด้านการบริหารจัดการ  ในโครงการ IDP ของนายสมโชค  ขยันยิ่ง

      ดังนี้

 

 

 

            กราฟ   :      แสดงผลการทดสอบความรู้ด้านการบริหารจัดการ ในโครงการ IDP

                               ของนายสมโชค  ขยันยิ่ง  ตำแหน่ง  Production Supervisor

 

           หรือรายงานเปรียบเทียบผลการทดสอบ Competencies ของหัวหน้างาน ณ วันที่ 30 มิถุนายน พ.ศ.2552  ดังนี้

 

 

 

 

            กราฟ  :  เปรียบเทียบผลการทดสอบ Competencies ของ

            หัวหน้างาน ณ วันที่ 30 มิถุนายน พ.ศ. 2552

 

           จะเห็นว่ารายงาน (Report) ทั้งสองประเภทนี้เป็นรายงานที่ HR สามารถออกแบบและเตรียม ไว้ให้เรียบร้อยก่อนการพัฒนาระบบได้ แต่ในการทำงานหรือการบริหารงานจริง  HR มักต้องทำ รายงานตามความต้องการซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถคาดเดาและเตรียมการไว้ก่อนได้  เช่น Top Management ต้องการทราบว่ามีพนักงานคนไหนบ้างที่มีผลการประเมิน Competency 5 ตัวนี้ (ซึ่งท่านจะระบุมาเลยว่าเป็น Competency ตัวไหนบ้าง) ผ่านในระดับ “ดี” ขึ้นไป  และจบปริญญาตรี ทางบริหารธุรกิจ และผลการสอบ TOEIC ได้ 650 ขึ้นไป และเป็นโสดด้วย เพื่อจะพิจารณาคัดเลือก ให้เป็นตัวแทนไปประจำสาขาต่างประเทศ  เมื่อ HR ได้โจทย์มาเช่นนี้  HR ก็ต้องออกแบบรายงานใน ระบบโดยกำหนด Field ให้ครอบคลุมความต้องการทั้งหมด  แล้วออก Report ในรูปแบบที่ต้องการ ได้ทันทีค่ะ  สำหรับกรณีตัวอย่างนี้ ท่านผู้อ่านจะเห็นว่า Top Management ต้องการรายงานที่ไม่ซับซ้อน  แต่สิ่งที่ HR ต้องเผชิญจริงๆ จะซับซ้อนกว่านี้มากค่ะ   ดังนั้นสิ่งที่คณะทำงานพัฒนาระบบ HRIS ต้องคำนึงถึงเสมอก็คือ ต้องพัฒนาระบบ HRIS ที่เปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถสร้าง Report ได้เองตลอดไป เพื่อไม่ให้ HR ต้องเสียเวลา Export ข้อมูลจากหลายๆ รายงานแล้วมารวมกันอีกทีค่ะ

 

           ขั้นตอนในการออกแบบรายงาน

           HR ต้องคิดไว้ตั้งแต่แรกเลยว่าเมื่อระบบ HRIS เสร็จ  HR ต้องการสารสนเทศอะไร  ก็คือ ต้องการรายงานอะไรบ้าง  รูปร่างหน้าตาของรายงานเป็นอย่างไร  ต้องการ Print รายงานมา หรือต้องการรายงานที่ปรากฎบนหน้าจอ  เพื่อความชัดเจนดิฉันขอสรุปดังนี้ค่ะ

  1. รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น เช่น
  • ใครจะเป็นผู้ใช้รายงาน
  • อะไรคือวัตถุประสงค์ของการจัดทำรายงานนี้
  • ช่วงเวลาที่ออกรายงานนี้ เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน ฯลฯ
  • จำนวนผู้ใช้รายงาน
  • เป็นรายงานที่ปรากฎบนหน้าจอ (Soft copy) หรือต้อง Print ออกมาใช้งาน (Hard copy) และต้องการ Print แบบไหน เช่นมีสำเนา หรือไม่มีสำเนา ดิฉันขอผ่านส่วนที่เป็นรายละเอียดไปนะคะเนื่องจากเนื้อที่ค่อนข้างจำกัดค่ะ

 

  1. ออกแบบรายงานโดยทำเป็นร่างรายงานไว้ เพื่อส่งต่อให้ SA สร้างตัวแบบ หรือ ที่เรียกว่า “การทำโปรโตไทป์” ต่อไปค่ะ

 

           สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการออกแบบรายงาน ก็คือ “รายงาน” บอกอะไรกับ “ผู้ใช้รายงาน” ปัญหานี้จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ออกแบบรายงานและผู้ใช้รายงานเป็นคนละคนกัน ผู้จัดทำรายงานต้องการจะสื่อสารบางอย่างกับผู้อ่านรายงาน แต่ว่าสิ่งที่สื่อสารไม่ใช่ความต้องการของผู้ใช้ เข้าทำนองว่าเดาใจผิดค่ะ หรือ ผู้จัดทำรายงานมีข้อมูลเยอะมากๆ ก็พยายามจะสร้างสารสนเทศจากข้อมูลที่มีอยู่มีอะไรก็ใช้หมด สรุปว่าเกิดอาการมึนงงทั้งผู้จัดทำรายงานและผู้ใช้รายงาน ท่านผู้อ่านคงเห็นด้วยกับดิฉันว่าบางครั้งคนทำงานอย่างเราๆ ท่านๆ ก็กระอักข้อมูลนะคะ ดังนั้นการมีข้อมูลมากๆ ก็อาจไม่เป็นคุณ ถ้าไม่มีเวลานั่งพินิจพิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้น คิดๆ ดูก็คล้ายๆ กับชีวิตคนทำงานทุกวันนี้นะคะมาทำงานตอนเช้า เผลอเดี๋ยวเดียวก็ถึงเวลาเลิกงานแล้ว หมดเวลาไปอีก 1 วัน จากวันเป็นเดือน จากเดือนเป็นปี แผล็บเดียว อ้าวผ่านไป 10 ปีแล้วนะ เอ๊ะ! ข้าพเจ้าใกล้เป้าหมายของชีวิตบ้างหรือยัง หรือเดินออกนอกเส้นทางตลอด ดิฉันคิดว่าเรากลับมาคุยเรื่องการออกแบบรายงานต่อดีกว่าค่ะ นอกจากที่กล่าวมาแล้วรายงานยังต้องมีวัน เดือน ปี ที่จัดทำรายงาน รวมทั้งชื่อและหน่วยงานของผู้จัดทำด้วยเพื่อให้อำนวยความสะดวกต่อผู้ใช้รายงานเมื่อต้องการสอบถามเพิ่มเติม

 

           รายงานที่แสดงบนหน้าจอ

            แนวทางการออกแบบรายงานที่เป็น Soft copy  จะประกอบด้วย 3 ส่วน ดังนี้

 

 

 

 

à ส่วนที่ 1 :  ชื่อรายงาน / ชื่อองค์การ / โลโก้ ฯลฯ

 

à ส่วนที่ 2 :  หัวเรื่อง / รายละเอียด / กลุ่มข้อมูล

 

 

 

à ส่วนที่ 3 :  แสดงคำแนะนำ / การใช้หน้าจอ ฯลฯ

 

5

5

5

5

xxx

xxx

99.9

 

xxx

xxx

99.9

 

xxx

xxx

99.9

999.9

 

 

 

 

 

** X แทนตัวอักษร และ 9 แทนตัวเลข

 

           รายงานที่ HR ควรจัดทำ

           HR จะทำรายงาน หรือ สารสนเทศที่ได้จากระบบ HRIS ตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน ซึ่ง HR อาจเป็นผู้ใช้เอง หรือจัดทำสำหรับให้ Line Manager หรือ Top Management ใช้ประกอบการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ตรงนี้ดิฉันขอเสริมว่า ในอดีต Top Management หลายท่านมักตัดสินใจบนประสบการณ์ แต่ในปัจจุบันสถานการณ์เปลี่ยนไป Top Management ต้องการสารสนเทศเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ หรือบางครั้งท่านอาจตัดสินใจไว้แล้ว แต่ที่ต้องการให้ HR ทำรายงานส่งเพราะท่านต้องการนำตัวเลขจากรายงานนั้นไปชี้แจงให้พนักงานเข้าใจว่าเรื่องราวเป็นอย่างไร อะไรคือเหตุผลที่ท่านจำเป็นต้องตัดสินใจเช่นนี้ และส่วนมากมักเป็นเรื่องของค่าใช้จ่ายที่ท่านไม่อาจอนุมัติได้

           นอกจากนี้ยังมีรายงานบางอย่างที่ทำขึ้นสำหรับพนักงานโดยตรง เช่น รายงานสรุปจำนวนวันลาที่พนักงานใช้ไปตามสิทธิ์ที่พนักงานแต่ละคนมีอยู่ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับอายุงานของพนักงานด้วย

ตัวอย่างรายงานที่ HR ควรทำ

ลำดับที่

ชื่อรายงาน

ประจำ

หัวข้อ

D

W

M

Q

Y

1

แผนอัตรากำลังคนประจำเดือน..........

 

 

X

 

 

รหัสหน่วยงาน / ชื่อหน่วยงาน / อัตรากำลังที่ได้รับอนุมัติ (โดยแบ่งตามประเภทพนักงาน) / จำนวนพนักงานปัจจุบัน(โดยแบ่งตามประเภทพนักงาน)/จำนวนที่แตกต่าง (โดยแบ่งตามประเภทพนักงาน) / % ที่แตกต่าง

2

รายงานพนักงานที่เกิดอุบัติเหตุเนื่องจากการทำงาน ประจำปี .....................

 

 

 

 

X

ลำดับที่ / รหัสพนักงาน / คำนำหน้าชื่อ / ชื่อ /นามสกุล / ตำแหน่ง /หน่วยงาน / ชื่อผู้บังคับบัญชา /วันที่เกิดอุบัติเหตุ / กะ / เวลาที่เกิดอุบัติเหตุ / หยุดงานวันที่ – วันที่ / จำนวนวันที่หยุดงาน / อาการบาดเจ็บ / ค่าใช้จ่าย

3

รายงานเปรียบเทียบอายุงานกับอายุตัวของพนักงานรายเดือน ณ ว/ด/ป

 

 

 

 

X

อายุงาน (แบ่งเป็นช่วงๆ) / อายุตัว (แบ่งเป็นช่วงๆ) / รวม (จำนวน) / %

4

รายงานเปรียบเทียบรายได้ของ Supervisor แยกตามฝ่าย ณ ว/ด/ป

 

 

 

 

X

ประเภทรายได้ (โดยแยกเป็นรายการ) / ค่าเฉลี่ยของรายได้ของ Supervisor (แยกตามประเภทรายได้) / %

 

           ท่านผู้อ่านค่ะ การออกแบบรายงานเป็นงานที่ HR ต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก และไม่ใช่งานสนุกเลย แต่ถ้า HR สามารถออกแบบรายงานได้ครอบคลุมทุกความต้องการ HR จะได้รับประโยชน์อย่างมากเมื่อระบบ HRIS เสร็จค่ะ วันนี้เราคุยกันค่อนข้างซีเรียสไปหน่อยนะคะ เพราะเนื่อหาไม่ค่อยเอื้อให้เล่าเรื่องที่ได้พบเห็นมาค่ะ แต่คราวหน้าเราจะคุยกันเรื่องปัญหาหรืออุปสรรคของการพัฒนาระบบ HRIS พร้อมวิธีฝ่าอุปสรรคค่ะ ท่านผู้อ่านคะ ช่วงนี้ฝนตกเกือบทุกวัน รักษาสุขภาพนะคะ พบกันฉบับหน้าค่ะ



โดย ทิพวัลย์  ติรณะประกิจ